Личная эффективность: как вычислить тайм-киллеров

В течение 14-часового рабочего дня издателю Игорю Захарову приходится более 100 раз переключаться с одного дела на другое. Традиционных ежедневников он не признает, но каждое утро за вторым кофе все-таки составляет

В течение 14-часового рабочего дня издателю Игорю Захарову приходится более 100 раз переключаться с одного дела на другое. Традиционных ежедневников он не признает, но каждое утро за вторым кофе все-таки составляет список важных дел. На небольшом листе бумаги встречи с Борисом Акуниным или Владимиром Сорокиным соседствуют с пунктами "купить сигарет" и "забрать дочь из школы". Список дел Захаров всегда носит с собой: эта привычка помогает контролировать утечки времени.

Более 90% менеджеров среднего звена не умеют противостоять всевозможным тайм-киллерам. Как показало одно западное исследование, 50% опрошенных считают, что они будут успевать сделать намеченное, если рабочий день увеличить вдвое, 25% - в полтора раза, 10% управленцев не хватает двух часов. И только один из 100 менеджеров считает, что вписывается в свой график.

Английский психолог Дэвид Льюис выявил типичный набор вредных привычек, преодолев которые можно увеличить время продуктивного труда на 10 - 15 часов в неделю.

- Привычка тут же реагировать на все просьбы и отвечать на письма.

- Синдром откладывания на потом - переключение внимания на более приятное, но менее важное дело.

- Общение со случайными посетителями.

- Бесплодные разговоры по телефону.

- Неоправданно затянутые совещания.

- Неразбериха с бумагами.

- Неправильное делегирование.

- Выполнение не своей работы.

- Ожидание - аудиенции у шефа, важного звонка, откладывающейся встречи.

- Неполадки с компьютером и прочей техникой.

В нашей бизнес-культуре кроме этих общечеловеческих есть свои национальные способы убивать время, говорит консультант компании "RHR International/Экопси" Майя Колосницына. "Это и пристрастие к встречам, когда можно обойтись телефонным звонком, и попытки обсудить на совещании 33 вопроса разом, - перечисляет она, - и нечеткая постановка целей перед подчиненными". Плюс ко всему российские менеджеры часто предпочитают спонтанность и не очень любят анализировать свой день по минутам.

Ежедневное составление списка важных дел не мешает менеджерам каждый день попадать в одни и те же ловушки. Издатель Игорь Захаров, к примеру, хотя и ставит цель прочитать за день 250 страниц рукописи, часто не успевает это сделать, и работа переносится на ночь или следующее утро.

Почему сверхважными делами часто приходится заниматься в конце рабочего дня и в лихорадочном темпе? Поминутное хронометрирование дня - единственный способ понять причину. Чтобы составить ясную картину, на что уходит время, все свои дела, на которые требуется 10 минут и больше, надо записывать, говорит Майя Колосницына.

В стандартной таблице для хронометрирования дня всего три графы: краткое описание работы, время ее начала и завершения и примечания, рассказала консультант компании Abercade Татьяна Терентьева.

Вести такие подсчеты полезно хотя бы два дня, лучше - неделю. Некоторые руководители поручают хронометрирование помощнику. Он же может подготовить резюме с цифрами: сколько времени ушло на бесполезные совещания, общение с незапланированными посетителями и проч. После этого надо провести ранжирование этих занятий и выделить три-четыре самых затратных в смысле времени.

HR-директор группы компаний "Логос-М" Антонина Кузнецова знала наперечет все ловушки, связанные с потерей времени, которые таил ее рабочий день. Бич всех служб персонала - невозможность заняться стратегическими вопросами из-за непрерывного потока вопросов, поступающих от сотрудников. Кузнецова выделила целый день, чтобы составить хронометраж. В результате выяснилось, что 30% времени тратится неэффективно. Кузнецова ввела в своей компании планирование всех контактов сотрудниками, в результате у нее высвободилось время и она смогла наконец организовать три корпоративных учебных центра.

Получив полный список своих занятий за неделю, каждое из них нужно проанализировать, задав три вопроса.

- Стоило ли это делать вообще?

- Приблизило ли выполнение этой работы к главной цели?

- Можно ли было отложить или делегировать эту работу?

Таким образом можно выявить, например, нерациональное использование утренних часов и синдром откладывания на потом. Многие менеджеры начинают рабочий день с просмотра многочисленной почты и написания не самых важных писем. Консультанты по тайм-менеджменту считают: на 9 - 11 часов утра лучше планировать хотя бы одно важное и одно малоприятное занятие. Это, кстати, лучшее лекарство от синдрома откладывания.

Если дела личные и служебные сильно перемешаны, хронометрировать надо весь день с момента, когда зазвонил будильник, до засыпания, рекомендует консультант по развитию персонала Светлана Сысоева. Многим это открывает глаза: выясняется, что семье они посвящают в 10 раз меньше времени, чем работе.

Руководителя, у которого больше 10 подчиненных, отвлекают от дел в среднем каждые восемь минут. Умение сказать "нет" и выставить за дверь непрошенного посетителя - ключевые навыки всех сберегающих время методик.

В кабинете президента банка "Авангард" Кирилла Миновалова каждый день бывает несколько десятков посетителей. Основной прием, который помогает ему использовать свой 12 - 14-часовой рабочий день по максимуму, - это жесткое структурирование встреч. Банкир старается построить беседу так, чтобы она не превратилась в "хождение по кругу" и демагогию. Встречи с клиентами он планирует на первую половину дня, с собственными сотрудниками - на вторую, что тоже экономит время. Миновалов считает: самые большие потери времени происходят из-за неумения собеседников быстро, кратко и по делу излагать суть проблемы.

Регулярным хронометрированием стоит заниматься лишь в том случае, если оно отбирает не больше времени, чем экономит.

Тем, кто привык работать только под действием адреналина в авральном режиме, надо разбить задание на несколько этапов и для каждого установить крайний срок.

Избавиться от непрошеного посетителя можно, если при разговоре не смотреть ему в глаза. Можно встать ему навстречу - это не располагает к затяжной беседе.

Не стоит чем-то заниматься только потому, что это следовало сделать еще вчера.

При подготовке доклада, например, имеет смысл сделать отдельный план с разбивкой по часам: пять часов - сбор информации, три часа - написание черновика, два часа - работа со слайдами.

В список дел на день надо закладывать 20 - 40% свободного времени - на случай неожиданностей. Если этого не сделать, ровно на столько придется задержаться вечером.

День, когда не решена ни одна из задач, работающих на долгосрочные цели, можно считать прожитым зря.

Полезная привычка - каждый вечер спрашивать себя, на что время было потрачено эффективно, а на что - впустую.

Елена Горелова